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LIBROS Y DOCUMENTOS CONTABLES

LIBROS Y DOCUMENTOS CONTABLES

 

CONTABILIDAD Y DERECHO

     A pesar de ser la Contabilidad una ciencia de naturaleza económica su relación con el Derecho es innegable, tal como ocurre con la propia Economía. En efecto, la Contabilidad es una ciencia que tiene por objeto producir información para posibilitar el conocimiento pasado, presente y futuro de la realidad económica en términos cuantitativos, a través de métodos específicos apoyados en bases suficientemente contrastadas, con el fin de facilitar la adopción de decisiones financieras, ejercer control y planificar actividades, por lo general en el ámbito de la empresa (1), aun cuando no sólo en su interés, sino también en interés de una pluralidad de entes.

     Pues bien, ¿cómo es que este sistema de anotación cronológica de hechos de contenido económico denominado Contabilidad se relaciona con el Derecho? Dicha vinculación surge a consecuencia de la interpretación de la información sistematizada contablemente, pues es el Derecho a través de la legislación el que da respuesta a las diversas cuestiones que se plantean en torno a tal información económica, como por ejemplo la determinación de la información jurídicamente relevante, esto es, la que hace surgir derechos y obligaciones merecedores de tutela jurídica; piénsese en el balance del ejercicio económico de una empresa, cuyos resultados expresados en términos contables se vinculan a la obligación de repartir utilidades y al derecho de recibirlas.

 

     Del mismo modo, Contabilidad y Derecho se relacionan también en cuanto este último ha de regular los conflictos de intereses que se generan a consecuencia de la elaboración de la información económica, respecto de la cual pueden estar implicados sus diversos destinatarios, sean empresarios, trabajadores, proveedores, acreedores, deudores, consumidores, etc. En suma, el Derecho y el legislador no pueden permanecer ajenos a esta realidad, máxime si el registro sistematizado de la referida información económica se realiza en cumplimiento de un deber jurídico, constituyendo declaración de voluntad de reconocimiento y verdad sobre hechos, actos y negocios jurídicos que se han llevado a cabo y cuyo registro es, además de un medio de prueba, una forma de permitir el ejercicio del derecho de información no sólo de quienes tienen vínculos con la empresa, sino también de terceros que han adquirido ese derecho en virtud de un contrato o de la ley.

     Así pues, estas ciencias guardan una estrecha relación, a tal punto que hoy se habla de un Derecho Contable. Esta afirmación descansa en la existencia de un conjunto de normas cuyo denominador común reside en estar dirigidas a ordenar la actuación contable de sujetos especiales. Si bien esto no es suficiente para sostener que por tal razón nos encontramos ante una nueva rama del Derecho, con autonomía y sustantividad propia, no cabe duda que puede constituir el primer paso para el inicio de la discusión y el debate doctrinal sobre el particular.

     Al respecto Vicent Chulia(2) ha afirmado que el Derecho Contable es una materia todavía en formación, es un planteamiento a revisar con las incorporaciones legislativas habidas recientemente; tal vez habría que reinvertir la frase afirmando la existencia de un Derecho Contable en vías de integración, dejando en todo caso en suspenso cualquier referencia autonomista; en definitiva, si bien no puede rechazarse la especialidad de las normas en cuestión (sobre aspectos contables), ello por sí mismo no resulta suficiente para definir un denominador común sobre el cual sustentar aquella pretendida autonomía conceptual.

 

LOS DOCUMENTOS CONTABLES

     La Contabilidad como mecanismo de recopilación de información para su posterior registro y análisis, requiere de la más amplia y variada documentación de la empresa, la misma que a su vez dará origen, posteriormente, a un tipo de documentación especial: la documentación contable. En efecto, las empresas a lo largo de su existencia van emitiendo, recepcionando y conservando una serie de documentos entre las que destacan las actas y escrituras que contienen los actos y acuerdos societarios, los contratos y títulos valores, las licencias y constancias de actos administrativos, etc., así como también las facturas, recibos y otros comprobantes de pago, y otros documentos vinculados a la actividad mercantil y al tráfico comercial de la empresa.

     Con esta información se elaboran los denominados documentos contables, que no son otra cosa que los soportes físicos en los cuales se recogen los hechos y actos de contenido económico de relevancia para la empresa, es decir la información vinculada al desarrollo concreto del objeto social que se traduce en operaciones económicas que de alguna manera deben quedar asentadas dando origen a los llamados asientos contables.

     Así pues, determinados hechos que se suscitan a propósito de la actividad de la empresa, cuando son susceptibles de incorporarse a un balance se transforman en hechos contables que requieren ser registrados, y que tal registro o contabilización venga amparada por un soporte documental que garantice su fiabilidad y verificabilidad.

     La doctrina es unánime en señalar que los documentos contables de mayor importancia son los libros de la contabilidad, y esto se demuestra por la detenida regulación que le ha dedicado la legislación comercial.

 

DOCUMENTOS SOCIETARIOS Y DOCUMENTOS CONTABLES

     De lo dicho en el punto anterior se observan dos cuestiones. Primero, que dentro de la amplia gama de documentos de la empresa coexisten algunos de naturaleza pública y otros de naturaleza privada. Segundo, que entre tales documentos son perfectamente distinguibles los documentos de la empresa como persona jurídica y los documentos contables. Los primeros sirven para hacer constar la vida jurídica de la sociedad, mientras que los segundos dan noticia de la vida económica de la misma exteriorizando cuantitativamente la actividad empresarial.

     Vicent afirma que los documentos contables pertenecen a la más amplia clase de documentos mercantiles, caracterizados por hallarse a mitad de camino entre los documentos públicos y los privados (3), por lo que, en lo que respecta a la naturaleza jurídica sui generis a que alude este autor, es pertinente aclarar que no serán documentos públicos siempre que su matriz sea la persona jurídica de derecho privado, ya que no se trata de documentos elaborados y suscritos por funcionarios públicos en ejercicio de sus funciones. Tampoco son documentos privados en estricto sentido, porque de algún modo están destinados a publicización, ya que han de ser conocidos por las autoridades estatales en ejercicio de sus facultades fiscalizadoras y de control; por el órgano jurisdiccional en caso de ser necesario para resolver conflictos de relevancia jurídica, así como por terceros interesados en la marcha de los negocios, como por ejemplo acreedores o proveedores.

 

LOS LIBROS CONTABLES: FUNCION, IMPORTANCIA JURIDICA Y VALOR PROBATORIO

     Como hemos dicho, los libros de la contabilidad son los documentos contables de mayor importancia. Estos libros, como documentos de dicha naturaleza, reflejan la actividad en que consiste la empresa desde el punto de vista funcional; constituyendo el conjunto ordenado de anotaciones contables respaldadas por documentos mercantiles. La función de los mismos es proporcionar la información a todos los interesados sobre la marcha de la empresa.

     En primer lugar, es de utilidad y vital importancia para los propios socios y empresarios, ya que en base a dicha información podrán conducir el proceso productivo de la forma más adecuada y tomar decisiones oportunas, así como ejercer el control de las actividades de la sociedad, y lo que es más importante ponderar el cumplimiento de los objetivos y metas trazadas en cada ejercicio. Es claro que para los socios y sobretodo para aquellos que no tienen a su cargo la dirección y conducción de la empresa, la información que brindan los libros es útil para efectos de determinar las utilidades y beneficios a que tienen derecho.

     Desde el punto de vista jurídico la importancia de los libros contables se centra en su valor probatorio y en la eficacia que la ley le atribuye para constituirse en instrumento de determinación de derechos, obligaciones y diversas situaciones jurídicas. Cabe señalar que la doctrina ha entendido que los asientos contables que constan en los libros no tienen en sí mismos sustancia jurídica(4), pues acreditan hechos y actos de contenido patrimonial, no hechos o actos jurídicos directamente; en otras palabras, el objeto de los asientos no son los negocios jurídicos o contratos, sino las prestaciones patrimoniales derivadas de aquéllos.

     Aunque los asientos contenidos en los libros contables no tengan significado jurídico directo, no cabe duda que sí tienen repercusión jurídica de enorme trascendencia; pero hay que interpretar correctamente y diferenciar los diversos supuestos; por ejemplo, la anotación en los libros de una provisión económica para enfrentar las posibles consecuencias de una demanda sobre responsabilidad civil no significa que la empresa esté reconociendo dicha pretensión; pero en cambio, anotar en los libros el ingreso de dinero en una partida de préstamos recibidos es como reconocer una relación contractual de ese tipo.

     Sobre la naturaleza de estas anotaciones y su valor probatorio la doctrina se ha bifurcado. Por un lado, hay quienes consideran los asientos contables de los libros como meras declaraciones de conocimiento, y por otro lado, quienes estiman que dichos asientos constituyen verdaderas declaraciones de voluntad sobre la celebración y existencia de relaciones jurídicas traducidas en términos económicos. Garreta afirma que la distinción doctrinal —declaración de conocimiento o declaración de voluntad— ha venido vinculada excesivamente a la cuestión procesal del valor atribuible a los asientos y libros de contabilidad en general, y que ha sido este enfoque predominantemente probatorio el que ha mediatizado la respuesta de los autores, revelándose que hasta hoy no existe consenso sobre el particular

     Es muy difícil para las diversas legislaciones tomar partido por una o por otra posición, pero al parecer la mayoría se orienta a considerar la información de los asientos y libros contables como declaraciones de conocimiento con efectos probatorios similares a la confesión extrajudicial; enfoque que sin embargo ha sido atenuado con las disposiciones procesales que recomiendan valorar las pruebas en forma global o conjunta y bajo una apreciación razonada, siguiendo además las reglas de la sana crítica.

     En el caso peruano el art. 48 del Código de Comercio establece las reglas para graduar la fuerza probatoria de los libros indicando que éstos probarán contra los comerciantes sin admitir prueba en contrario, pero el adversario no podrá aceptar los asientos que le sean favorables y desechar los que le perjudiquen, sino que habiendo aceptado este medio de prueba quedará sujeto al resultado que arrojen en su conjunto, tomando en igual consideración los asientos relativos a la cuestión litigiosa.

     Agrega esta norma que, si entre los asientos de los libros llevados por dos comerciantes no hay conformidad y uno de ellos ha observado las formalidades legales mientras que el otro no, los libros en regla predominarán sobre los defectuosos, salvo prueba en contrario a través de otros medios. Igualmente, si un comerciante no presenta o no lleva libros harán fe contra él los de su adversario, a no ser que la carencia de libros o sus defectos se deban a fuerza mayor. Finalmente, si los libros de ambos comerciantes cumplen las formalidades pero son contradictorios, se juzgará de acuerdo a las demás probanzas, calificándolas según las reglas generales del Derecho.

 

CLASIFICACION DE LOS LIBROS CONTABLES

     En general los libros pueden clasificarse en obligatorios y auxiliares o facultativos. Los primeros son los que por ley deben llevar necesariamente los entes que la norma indica, que son en principio todas las empresas sin excepción; mientras que las personas naturales sólo están obligados a llevar algunos de ellos.

     Entre los libros obligatorios se hallan los señalados en el art. 33 del Código de Comercio: inventarios y balances, diario, mayor y copiador, agregándose el libro de actas, que en estricto sentido no es un libro contable. El art. 34 del Código acotado permite llevar libros auxiliares o facultativos según el sistema de contabilidad que se adopte, siendo los más comunes el de registro de compras y el de registro de ventas.

 

REGIMEN LEGAL DE LOS LIBROS CONTABLES

     Las disposiciones legales referentes a los libros de la contabilidad se hallan básicamente en el Código de Comercio de 1902, en los arts. 33 al 49. De estas normas ya hemos hecho mención a los arts. 33 y 34 que tratan de los libros obligatorios y los facultativos, así como al art. 48 que se ocupa del valor probatorio de los mismos.

     Es particularmente importante referirnos al art. 43 que trata de la forma de llevar los libros; esta norma exige algunas reglas adicionales a las formalidades legales de aquéllos —como es por ejemplo su legalización ante notario público o juez de paz—, indicando que los mismos deben llevarse con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, raspaduras ni enmiendas y sin presentar señales de haber sido alterados, y sin que se hayan sustituido o arrancado folios.

     Como complemento, el art. 44 permite que se salven o corrijan los errores materiales y las omisiones, explicando con claridad en que consisten éstos y extendiendo el concepto tal y como debería haberse hecho, esto es en forma correcta.

     Es pertinente mencionar que si bien los libros son documentos privados sujetos a eventual publicización, esto no quiere decir que las autoridades estatales o jurisdiccionales pueden hacer pesquisas arbitrarias sobre los mismos, y en general, sobre los documentos contables, sino que deben sujetarse a las normas sobre fiscalización y control tributario por un lado, y sobre exhibición de documentos en juicio, por otro. Acerca de estos puntos tratan los arts. 45, 46 y 47 del Código de Comercio.

     Finalmente, el art. 49 regula un aspecto de incuestionable necesidad: la conservación de los libros. Al respecto, la norma establece que dicha conservación será hasta por un plazo de cinco años de liquidada la empresa, es decir de concluidas las actividades comerciales. Pero en lo que se refiere a los negocios o contratos que constan documentalmente dispone que podrán ser destruidos pasado el plazo de prescripción correspondiente.

 

 

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